Negoziazione: cos’è e perché è importante

Cos’è l’arte della negoziazione e perché viene menzionata nei contesti più disparati? In realtà ci capita di negoziare quotidianamente, anche per le piccole cose, sebbene non siamo sempre in possesso di questa consapevolezza.

Soprattutto in ambito aziendale, in particolare per le posizioni più autorevoli e investite da maggiori responsabilità, l’esperienza sul campo e l’intuito manageriale non sempre sono sufficienti ad avere successo nelle trattative. È necessario conoscere le tecniche e gli strumenti per negoziare professionalmente perché l’arte della negoziazione è efficace allorquando è ben strutturata.

Cosa si intende per negoziazione?

L’etimologia del termine negoziazione ci riporta al latino “negotium“, cioè “affare” e può essere definita come.

L’insieme di trattative che si svolgono tra due parti (due individui, due aziende, due Stati, etc…) con interessi comuni ma anche contrapposti e che devono portare ad un risultato che soddisfi entrambe le parti: deve essere una soluzione win-win.

L’arte della negoziazione si contrappone alle decisioni che vengono prese unilateralmente e che quindi sono solo imposizioni che una delle due parti deve accettare suo malgrado. In sostanza, la negoziazione è soluzione ad un conflitto.

Soprattutto all’interno di un’azienda, essere un buon negoziatore è fondamentale soprattutto per le quelle figure di spicco come Top Manager, Amministratori Delegati, Titolari d’impresa, HR Manager, che ogni giorno sono alle prese con decisioni strategiche, sia interne che esterne, che spesso sono frutto di complesse trattative. Ecco dunque che in questo contesto la negoziazione si divide in:

• negoziazione aziendale interna: si tratta di una pratica quasi quotidiana e che avviene tra colleghi di pari grado o tra lavoratori e capi;

• negoziazione aziendale esterna: si tratta di relazioni che avvengono con clienti, fornitori e competitor.

Quali sono le fasi della negoziazione?

In genere le fasi della negoziazione sono 4.

• Preparazione: fase in cui si raccolgono le informazioni rispetto all’oggetto di trattativa e sulla controparte, si stabilisce la strategia da adottare, si fissano le regole della negoziazione e si fanno delle previsioni sulla conclusione della contrattazione.
• Svolgimento della trattativa: si tratta del momento di applicazione delle tecniche di negoziazione vere e proprie.
• Conclusione: dopo il dibattito e le argomentazioni portate sul tavolo dalle due controparti, si raggiunge l’accordo, che può anche essere parziale e riguardare solo alcuni punti della trattativa, oppure la rottura definitiva.
• Raggiungimento dell’accordo: se la trattativa si raggiunge con qualche forma di accordo, quest’ultimo deve essere formalizzato e messo in pratica dalle controparti.

Può succedere che l’ultima fase sia a soggetta a rallentamenti se una delle due parti per svariati motivi approvato qualcosa che non poteva o voleva accettare, dunque la finalizzazione del contratto è ostacolato. Accade anche che durante una negoziazione ci siano delle pause di riflessione e che le trattative siano interrotte, talvolta con la prospettiva di una ripresa.

Come si negozia? Caratteristiche di un buon negoziatore

Negoziare è un’arte, la si può imparare purché il negoziatore abbia delle caratteristiche personali innate o sia molto motivato e disposto ad imparare l’arte della negoziazione.

Quali sono le caratteristiche di un buon negoziatore e le skill da possedere per avere successo in una negoziazione?

• Avere obietti chiari: al di là delle proprie doti di persuasione e di negoziazione, ci sono dei punti fondamentali da tenere a mente e uno dei principali è avere chiaro il proprio obiettivo, si va a negoziare sempre per uno scopo preciso.
• Possedere capacità di ascolto: occorre prepararsi in modo adeguato ad una negoziazione ed essere in grado ascoltare la controparte e accogliere le sue istanze, più è chiaro quello di cui ha bisogno il nostro interlocutore, maggiori saranno le probabilità di trovare un accordo.
• Saper creare relazioni: la negoziazione avviene tra esseri umani e, per quanto possa essere materiale l’oggetto in questione, non si può ignorare il carico di emozioni e di sfumature delle cose non dette in uno scambio interpersonale.
• Avere doti comunicative: la comunicazione, verbale e non è fondamentale in una negoziazione, la quale non si limita al solo oggetto di contesa, la capacità di esprimere concetti, desideri e necessità non va sottovalutata.
• Allenarsi: la teoria è importante, così come le regole ma, come per molte altre cose, la pratica e l’allenamento è fondamentali a consolidare la competenza data dall’esperienza.

Quanti tipi di negoziazione esistono?

Lo scopo della negoziazione, come abbiamo già detto, è quello di risolvere o evitare un conflitto, un mezzo di comunicazione tra due negoziatori che deve portare alla soddisfazione di entrambi.

Esistono due diversi tipologie di negoziazione che si differenziano per il grado di durezza con cui vengono messe in pratica:

• negoziazione distributiva o posizionale: è detta anche negoziazione di posizione (contrattazione dura);
• negoziazione integrativa o generativa: è quella di cui abbiamo parlato fino ad ora.

Vediamole più nel dettaglio.

Negoziazione distributiva

Si chiama anche contrattazione dura perché in sostanza è un braccio di ferro tra due soggetti che finirà per vedere un vinto e un vincitore. In questo tipo di negoziazione non c’è ascolto o volontà di raggiungere la soddisfazione di tutti, c’è solo il tentativo, da parte di entrambe le parti, di aggiudicarsi la vittoria; di norma questo tipo di negoziazione non prevede rapporti futuri tra i due negoziatori.

Negoziazione integrativa

Questo tipo di negoziazione è decisamente più soft e ha lo scopo di una risoluzione win-win: nessuno sconfitto, tutti contenti.

Il tentativo da entrambe le parti è di trovare la soluzione ideale per ognuno dei partecipanti, alla base c’è quindi l’ascolto della controparte e la volontà di chiudere la negoziazione tra la soddisfazione generale per poter restare in relazione e pensare a sviluppi futuri.

Quando una negoziazione è efficace?

Una negoziazione può dirsi ben riuscita quando gli interlocutori si dimostrano rispettosi, onesti e corretti, capaci di comprendere l’uno le motivazioni dell’altro, senza tralasciare gli interessi personali.

Affinché ciò accada, il buon negoziatore deve essere in grado di capire il punto di vista dell’altro, senza attaccare la persona ma solamente la questione oggetto di trattativa. Deve essere anche in grado di basare le sue argomentazioni sui fatti e sui dati e non sulle opinioni personali, senza dimenticare che la negoziazione non è una battaglia, bensì un sano confronto che deve portare al raggiungimento di un obiettivo.