Travel Risk Management e sicurezza dei dipendenti all’estero: obblighi aziendali e protocolli di prevenzione

Trasferte internazionali, cantieri esteri, missioni commerciali e attività di global mobility espongono i lavoratori a rischi che non sempre sono presenti nella sede abituale: emergenze sanitarie, instabilità politica, criminalità, eventi climatici estremi, incidenti stradali, interruzioni logistiche e attacchi informatici.

Il Travel Risk Management, spesso abbreviato in TRM, è il processo con cui un’organizzazione identifica, valuta e gestisce i rischi associati ai viaggi di lavoro. Non coincide con la semplice stipula di un’assicurazione: comprende prevenzione, formazione, assistenza, monitoraggio e risposta alle emergenze.

Per le aziende, proteggere chi lavora all’estero significa adempiere al proprio dovere di tutela, ma anche salvaguardare la continuità operativa, la reputazione e il patrimonio informativo dell’organizzazione.

Che cos’è il Travel Risk Management

Il Travel Risk Management è un sistema coordinato di politiche, responsabilità e procedure finalizzato a proteggere sia il personale viaggiante sia l’organizzazione dai rischi derivanti da una trasferta.

Secondo la norma internazionale ISO 31030:2021, il TRM deve adottare un approccio strutturato che includa sviluppo delle policy, identificazione dei pericoli, valutazione del rischio, prevenzione, mitigazione, monitoraggio e revisione del programma. La norma costituisce una linea guida volontaria, non una certificazione obbligatoria, ma offre un riferimento autorevole per organizzare il processo.

Travel Risk Management, Travel Security e assicurazione di viaggio

Questi strumenti sono complementari, ma non equivalenti:

Comprendere la differenza tra Safety e Security è essenziale: la prima riguarda soprattutto pericoli accidentali e condizioni che possono causare danni involontari; la seconda affronta minacce intenzionali come aggressioni, terrorismo, rapimenti, spionaggio e sabotaggio.

Quali sono gli obblighi dell’azienda verso i dipendenti all’estero

La tutela non si interrompe quando il dipendente supera i confini nazionali. Il datore di lavoro deve considerare i rischi collegati alla missione e adottare misure adeguate alle caratteristiche dell’attività, del lavoratore e della destinazione.

La concreta ripartizione delle responsabilità può variare in base alla forma della mobilità internazionale — trasferta, distacco, trasferimento o assegnazione presso una società ospitante — e deve essere valutata caso per caso.

Articolo 2087 del Codice civile e dovere di protezione

L’articolo 2087 del Codice civile impone all’imprenditore di adottare, nell’esercizio dell’impresa, le misure necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei prestatori di lavoro.

Il principio è spesso ricondotto al concetto di duty of care: l’azienda deve impiegare la diligenza esigibile per prevenire i rischi prevedibili connessi alla prestazione lavorativa. Non implica che qualsiasi incidente produca automaticamente una responsabilità datoriale, ma richiede la capacità di dimostrare che i pericoli siano stati valutati e gestiti con misure ragionevoli e proporzionate.

D.Lgs. 81/2008 e valutazione di tutti i rischi

Il D.Lgs. 81/2008 stabilisce che la valutazione debba riguardare tutti i rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori. Quando le trasferte costituiscono una componente dell’attività, occorre quindi considerare anche i pericoli derivanti dal viaggio e dal contesto estero.

Il processo può richiedere:

• valutazione dei rischi specifici della destinazione e della mansione;
• aggiornamento delle misure di prevenzione aziendali;
• informazione e formazione del lavoratore;
• coinvolgimento di RSPP, medico competente, HR, travel manager e security manager;
• verifica dell’idoneità sanitaria quando pertinente;
• predisposizione di procedure di emergenza e assistenza;
• conservazione delle evidenze delle attività svolte.

Una corretta analisi del rischio in azienda non classifica soltanto il Paese come “sicuro” o “pericoloso”, ma mette in relazione minaccia, probabilità, vulnerabilità del viaggiatore e gravità delle conseguenze.

Quali rischi devono essere valutati prima della trasferta

Il profilo di rischio dipende da destinazione, itinerario, durata, scopo della missione e caratteristiche personali del viaggiatore. Anche una città generalmente considerata a basso rischio può diventare critica durante manifestazioni, epidemie, eventi meteorologici o interruzioni dei trasporti.

La valutazione deve pertanto essere dinamica e fondata su informazioni aggiornate.

Rischi sanitari, ambientali e logistici

Questa categoria comprende malattie endemiche, qualità dell’assistenza sanitaria locale, necessità di vaccinazioni o profilassi, condizioni climatiche estreme e indisponibilità di farmaci.

Devono essere considerati anche:

• incidenti stradali e affidabilità dei trasporti;
• terremoti, alluvioni, incendi e altri eventi naturali;
• strutture sanitarie non adeguate;
• barriere linguistiche;
• isolamento geografico;
• ritardi, cancellazioni e chiusura delle frontiere;
• stress, jet lag e affaticamento.

Il medico competente può contribuire a valutare la compatibilità tra condizioni individuali, mansione e caratteristiche della destinazione, nel rispetto della riservatezza sanitaria.

Rischi geopolitici, criminali e terroristici

Instabilità istituzionale, conflitti, proteste, terrorismo, criminalità comune e sequestri possono modificare rapidamente il livello di esposizione. L’analisi deve riguardare non solo lo Stato, ma anche città, quartieri, vie di collegamento, strutture ricettive e siti operativi.

Per trasferte ad alto rischio possono risultare opportune misure rafforzate: autisti verificati, itinerari alternativi, comunicazioni protette, procedure di evacuazione o servizi di Close Protection per persone esposte a minacce concrete.

Rischi cyber e protezione delle informazioni

Hotel, aeroporti, fiere e reti Wi-Fi pubbliche aumentano l’esposizione a furti di dispositivi, intercettazioni, phishing e accessi non autorizzati. Un dipendente può rappresentare un obiettivo anche per le informazioni che possiede.

Il protocollo dovrebbe prevedere:

• dispositivi aggiornati e cifrati;
• autenticazione a più fattori;
• VPN aziendale;
• limitazione dei dati portati in viaggio;
• divieto di utilizzare supporti USB sconosciuti;
• segnalazione immediata di furto o compromissione;
• briefing specifici per destinazioni sensibili.

Come costruire un protocollo di Travel Risk Management

Un programma efficace accompagna la persona durante l’intero ciclo della trasferta. Policy generiche o semplici elenchi di numeri telefonici non sono sufficienti se non sono sostenuti da responsabilità chiare, formazione e capacità operative.

Prima della partenza

La preparazione è la fase in cui l’azienda può ridurre maggiormente l’esposizione. La checklist dovrebbe includere:

1. Valutazione della destinazione, dell’itinerario e delle attività previste.
2. Profilazione del viaggio, considerando durata, mansione, mobilità locale e lavoro in solitaria.
3. Briefing personalizzato su comportamenti, aree da evitare e contatti di emergenza.
4. Formazione pratica su incidenti, aggressioni, crisi sanitarie e sicurezza digitale.
5. Verifica sanitaria, quando richiesta dai rischi individuati.
6. Controllo delle coperture assicurative, comprese assistenza medica, rimpatrio ed evacuazione.
7. Piano di comunicazione, con referenti, frequenza dei contatti e canali alternativi.
8. Approvazione del viaggio, con escalation per destinazioni ad alto rischio.

Il lavoratore deve sapere non soltanto chi chiamare, ma anche quando attivare la procedura, quali informazioni comunicare e quali azioni evitare.

Durante il viaggio

Il rischio può cambiare dopo la partenza. Servono quindi monitoraggio delle minacce, aggiornamenti tempestivi e comunicazioni bidirezionali.

In presenza di un incidente, l’organizzazione dovrebbe poter:

• individuare le persone potenzialmente coinvolte;
• verificare il loro stato;
• trasmettere istruzioni contestualizzate;
• fornire assistenza medica, logistica o di sicurezza;
• modificare itinerario e alloggio;
• attivare evacuazione o rimpatrio;
• informare le funzioni aziendali competenti.

L’eventuale localizzazione del personale deve rispettare GDPR, proporzionalità e trasparenza. Il dipendente deve conoscere finalità, modalità e tempi di conservazione dei dati; il monitoraggio non può trasformarsi in un controllo indiscriminato.

Dopo il rientro

La chiusura della missione è parte del processo. Un debriefing permette di rilevare incidenti, quasi incidenti, criticità logistiche e segnali che potrebbero essere sfuggiti durante il viaggio.

Le informazioni raccolte devono alimentare la revisione di:

• valutazioni della destinazione;
• fornitori locali;
• piani di emergenza;
• contenuti formativi;
• coperture assicurative;
• criteri di approvazione delle future missioni.

In caso di evento traumatico può essere necessario predisporre supporto sanitario o psicologico e gestire la ripresa dell’attività lavorativa.

Chi deve gestire la sicurezza delle trasferte

Il Travel Risk Management è una responsabilità interdisciplinare. Se il processo viene affidato esclusivamente all’ufficio viaggi, si rischia di concentrarsi su prenotazioni e costi trascurando salute, sicurezza e continuità operativa.

Una governance efficace può distribuire i compiti in questo modo:

Anche quando alcune attività vengono affidate a consulenti o provider esterni, l’organizzazione deve verificare competenze, affidabilità e tempi di risposta del servizio.

Come valutare se il programma aziendale è adeguato

L’efficacia non si misura dal numero di documenti prodotti, ma dalla capacità del sistema di prevenire e gestire situazioni reali.

Alcuni indicatori utili sono:

• percentuale di trasferte sottoposte a valutazione;
• completamento dei briefing pre-viaggio;
• reperibilità effettiva dell’assistenza;
• tempo necessario per contattare i viaggiatori durante una crisi;
• numero di incidenti e near miss segnalati;
• aggiornamento periodico dei profili di rischio;
• esito delle simulazioni di emergenza;
• azioni correttive concluse dopo i debriefing.

La ISO 31030:2021 può essere utilizzata come riferimento per effettuare una gap analysis e verificare maturità, coerenza e miglioramento continuo del programma.

Il Travel Risk Management come fattore di resilienza aziendale

Proteggere i dipendenti all’estero non significa impedire le trasferte, ma renderle consapevoli, proporzionate e governabili. Un sistema maturo permette di assumere decisioni più rapide, ridurre le interruzioni e tutelare le persone senza introdurre procedure inutilmente rigide.

Il Travel Risk Management funziona quando unisce risk intelligence, formazione, cultura della sicurezza e capacità di risposta. In questo modo l’adempimento normativo diventa parte di una strategia più ampia: trasformare l’incertezza in preparazione e la preparazione in resilienza organizzativa.